Documentar un proyecto de I+D+i consiste en explicar el reto técnico, las actividades realizadas y los recursos vinculados a ese trabajo. Xènia Carballo, Account Manager de Leyton en la fecha de la entrevista, conversa con Edgar Guerrero sobre cómo reconocer oportunidades de innovación y preparar su justificación. El capítulo 25 de Toque de Ingenio conecta la gestión de incentivos con una necesidad práctica de las empresas industriales: conservar evidencia de sus proyectos de producto, proceso y tecnología.
Invitada: Xènia Carballo, Account Manager de Leyton en octubre de 2024.
Conversación publicada: 28 de octubre de 2024. Episodio: 25. Duración: 1 h 28 min.
En este capítulo:
- Por qué desarrollar productos o mejorar procesos puede abrir una revisión de oportunidades de I+D+i.
- Qué papel tienen la documentación técnica, los costes y las personas que participan en el proyecto.
- Cómo evitar que la memoria del trabajo dependa únicamente de lo que se recuerde años después.
La conversación se publicó en octubre de 2024 y contiene referencias fiscales propias de ese contexto. Este artículo recoge sus aprendizajes de organización y documentación. La posibilidad de aplicar un incentivo depende del proyecto, de la situación de la empresa y de la normativa correspondiente; una actividad de ingeniería no queda automáticamente calificada por utilizar la palabra innovación.
Proyectos de I+D+i más allá de la imagen del laboratorio
Xènia explica que algunas empresas asocian la investigación y el desarrollo exclusivamente con laboratorios o grandes descubrimientos. Esa imagen puede hacer que no revisen actividades técnicas que ya están realizando en su negocio.
Durante la entrevista aparecen tres ámbitos para empezar a observar oportunidades: producto, proceso y sistema. Son una forma de ordenar preguntas, no una clasificación fiscal automática. El equipo debe comprender qué ha cambiado, qué dificultad técnica existía y qué trabajo se ha desarrollado para resolverla.
Una compra de equipo y un desarrollo específico no describen necesariamente la misma actividad. Tampoco toda mejora comercial implica una innovación tecnológica. El episodio muestra por qué es necesario concretar el proyecto antes de hablar de cifras o incentivos.
En diseño y desarrollo de producto, esa concreción empieza con el problema y los requisitos. Identificar versiones, pruebas y decisiones ayuda a explicar el recorrido técnico. Esa información resulta útil para gestionar el proyecto aunque después no se aplique ningún beneficio fiscal.
Separar una oportunidad de su calificación definitiva
Edgar pregunta cómo puede una empresa reconocer que tiene algo que merece estudiar. Xènia propone revisar inversiones y actividades de desarrollo, pero matiza que después hay que afinar el análisis y comprender cada caso.
Su enfoque no consiste en asignar una deducción a cualquier coste. La entrevista distingue conceptos y comenta que las condiciones pueden variar según la situación de la empresa y los incentivos considerados. Ese matiz es especialmente importante cuando una conversación utiliza ejemplos para hacer accesible un tema complejo.
Como referencia oficial, la Agencia Tributaria sitúa la deducción por investigación, desarrollo e innovación tecnológica en el artículo 35 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades y explica que su cálculo se vincula a los gastos e inversiones que correspondan. La clasificación y los requisitos deben revisarse en la fuente aplicable al ejercicio. Información de la Agencia Tributaria.
Para el equipo técnico, la contribución más útil es describir bien lo que se ha hecho. La valoración fiscal requiere un análisis específico. Separar ambas responsabilidades permite que ingeniería y asesoramiento trabajen con una base común y con preguntas claras.
Documentación técnica: conservar el recorrido del proyecto
Uno de los errores que Xènia observa es calcular una cifra sin preparar adecuadamente la documentación que explica el proyecto. La empresa puede conocer el trabajo realizado, pero necesitará una evidencia organizada para reconstruirlo después.
La dificultad queda expresada en una frase de la conversación:
«si no lo tienes documentado».
Xènia Carballo, 1:04:12.
Los objetivos, las actividades, las personas y los resultados deberían poder relacionarse. Un listado de facturas no describe por sí solo el reto técnico, del mismo modo que una explicación técnica sin trazabilidad de recursos puede dejar preguntas sin responder.
En una empresa industrial, conservar esa relación puede apoyarse en documentación que el proyecto ya necesita: especificaciones, versiones, registros de pruebas y decisiones. La clave es mantenerla ordenada y vinculada al trabajo concreto, con un nivel de detalle útil para quien deba revisarla.
Personas, colaboraciones y costes asociados al desarrollo
La entrevista dedica un bloque a los recursos que intervienen en un proyecto. Xènia comenta el trabajo del personal interno y la participación de personas de distintas áreas. Edgar pregunta también por desarrollos y colaboraciones externas.
La conversación invita a observar quién participa y qué actividad realiza. Una persona puede intervenir en la definición inicial, en pruebas o en el seguimiento sin pertenecer al núcleo de diseño. Eso no implica que cualquier hora sea elegible; sí muestra que la organización necesita conocer las contribuciones reales.
Para proyectos de ingeniería electrónica o desarrollo mecánico, la coordinación entre disciplinas hace especialmente útil esa trazabilidad. Los requisitos de un sistema pueden generar trabajo en diseño, programación, integración y validación, con dependencias entre equipos.
La documentación económica debe corresponder a la actividad que se está explicando. Estimar recursos sin un criterio reconocible dificulta la revisión y la gestión interna. El episodio insiste en preparar una memoria técnico-económica, donde ambas partes del proyecto puedan entenderse conjuntamente.
Prototipos y pruebas como evidencia del desarrollo
Aunque la entrevista se centra en incentivos, el tema tiene una relación directa con el prototipado. Una prueba permite observar cómo se ha trabajado sobre una incertidumbre y qué decisión se tomó a partir de su resultado.
El valor documental no está en acumular fotografías de muestras sin contexto. Resulta más útil explicar qué se quería comprobar, qué condiciones se utilizaron y qué cambió después. Esa información también ayuda al equipo a evitar repeticiones y a mantener continuidad entre etapas.
En prototipado funcional y fabricación de piezas, identificar el objetivo de una iteración facilita la conversación entre quien diseña, quien fabrica y quien valida. La pieza se entiende como parte de un proceso de desarrollo, con una función definida dentro del proyecto.
Esta lectura del episodio es de gestión técnica. No establece que toda muestra, prueba o pieza tenga un tratamiento fiscal determinado. Lo que aporta es una forma de conservar evidencia clara del trabajo realizado y de facilitar su análisis posterior.
Preparar la revisión antes del cierre del ejercicio
Xènia describe situaciones en las que la documentación se intenta reconstruir tarde o se da por supuesto que la actividad de la empresa ya demuestra su carácter innovador. El problema es que una descripción general del negocio no sustituye la explicación de un proyecto concreto.
La memoria debe incorporar sus particularidades, aunque la empresa desarrolle muchas soluciones técnicas. También conviene registrar cambios de alcance: un proyecto puede evolucionar y sus actividades reales no coincidir exactamente con la idea inicial.
La invitada recuerda que:
«siempre hay que actuar con coherencia».
Xènia Carballo, 53:45.
Esa coherencia conecta objetivos, actividades y costes. Permite plantear una revisión con mejor información y evita convertir el cierre del ejercicio en un intento de recordar decisiones dispersas entre correos y personas.
Preguntas sobre documentación de proyectos de innovación
¿Todo desarrollo de producto es automáticamente I+D+i a efectos fiscales?
No. La entrevista sirve para identificar actividades que merecen revisión, pero la calificación depende de sus características y de la normativa aplicable. La descripción técnica del proyecto debe permitir que un especialista estudie los requisitos concretos.
¿Qué información conviene conservar durante un proyecto industrial?
El reto inicial, las actividades realizadas, las decisiones, las personas implicadas y los recursos relacionados. Es útil vincular las pruebas y las versiones con su objetivo y su resultado. Así se conserva el recorrido del desarrollo y se facilita una revisión posterior.
¿Qué aporta una empresa de ingeniería a esa documentación?
Puede aportar especificaciones, entregables, registros de pruebas y explicación de las decisiones técnicas dentro del alcance contratado. Esa información ayuda a comprender el proyecto; la evaluación del incentivo corresponde al análisis fiscal específico.
Cuatro aprendizajes para gestionar un proyecto técnico
- Identificar el reto y las actividades de cada desarrollo, sin depender de etiquetas genéricas.
- Conservar documentación técnica mientras se realiza el trabajo.
- Relacionar recursos y costes con actividades concretas.
- Separar la evidencia de ingeniería de la valoración fiscal del proyecto.
En i-mas, el diseño de producto, la electrónica y la automatización industrial se concretan mediante requisitos y entregables. Si necesitas desarrollar una solución y ordenar sus etapas, puedes explicarnos tu proyecto de ingeniería para definir el trabajo técnico que requiere.
Para seguir leyendo: Cómo Aridditive convierte la impresión 3D de hormigón en un proceso industrial.
Fuentes del artículo: entrevista de Edgar Guerrero con Xènia Carballo, publicada el 28 de octubre de 2024, y referencia oficial de la Agencia Tributaria enlazada en el texto. Las citas se vinculan al vídeo; los ejemplos de organización técnica son una síntesis editorial de i-mas.
